Spesen: das hat es damit auf sich

Sämtliche Auslagen der Mitarbeitenden, die für die Ausführung ihres Berufes und unter Wahrung der Interessen des Arbeitgebers anfallen, sind Spesen. Auslagen für Verpflegung, Fahrten, Flüge, Unterkünfte, Schutzkleidung, Telefonie, Repräsentationszwecke und Porto gelten typischerweise als Spesen.

Überhöhte Spesenauslagen wie First-Class-Flüge oder Luxushotels sind keine Spesen, da diese nicht den Interessen des Arbeitgebers entsprechen. Entschädigungen für den Arbeitsweg gelten nicht als Spesen. Diese Auslagen stellen vielmehr sozialabgabepflichtiges Einkommen dar. Die vergüteten Auslagen für den Arbeitsweg muss das Unternehmen im Lohnausweis deklarieren, womit diese beim Arbeitnehmenden einkommenssteuerpflichtig sind. Vorsicht: Lohnausweise sind Urkunden im strafrechtlichen Sinne. Bewusst oder unwissentlich falsch ausgefüllte Lohnausweise können als Urkundenfälschung gelten.